На цьому ж рівні знаходиться посада інформатора. Тільки в цьому випадку секретар
повідомляє клієнтам якусь конкретну інформацію.Якщо людина володіє іноземною мовою, йому передбачена посада OFFICE MENEGER. У безпосередні
обов'язки секретаря на цьому рівні входить організація роботи офісу.Найвища посада PERSONAL
SEKRETARY - помічник генерального директора або президента. У цьому випадку
секретар працює тільки на одного шефа, відповідає на кореспонденцію як на
українській, так і на англійській мовах, супроводить директора у відрядженнях.
Тут велика увага приділяється зовнішнім даним, акуратності, організованості,
ретельності, старанності. Такий секретар повинен бути не тільки виконавцем, а й
ініціатором. Знати, що відповісти, як зорієнтуватися в будь-якій ситуації.Специфіка й складність роботи секретаря пов'язані з тим, що він
завжди на очах, у центрі спілкування з керівництвом, колегами, клієнтами. Він
ніби безліччю ниточок зв'язує різні підрозділи фірми, знаходиться в центрі
внутрішніх проблем і її зовнішніх контактів. Тому роль секретаря в ритмічному
ефективному функціонуванні фірми, у створенні психологічного клімату в
колективі надзвичайно важлива.3. Місце секретаря
в структурі управлінняСекретар-референт у структурі управління займає «ключове» місце.
Він є своєрідним координатором, «диригентом», від якого залежить «гра» всього
оркестру, тобто колективу організації чи фірми. В обов'язки секретаря входить
контролювати левову частку інформаційного потоку підприємства, правильно
розподіляти, направляти її за призначенням. Документообіг (як зовнішні
документи, так і внутрішні), ділове спілкування з партнерами, відвідувачами,
колегами (як візуальне, так і каналами зв'язку), поштові відправлення (як
звичайні, так і електронні) - все це сфера діяльності секретаря. Вже означена
сфера діяльності накладає на референта особливу роль. Адже вся ця інформація не
повинна «загубитися», її необхідно грамотно обробити, посортувати за ступенями
важливості і спрямувати в необхідному напрямі - безпосередньо виконавцям. Крім
того, секретар мусить постійно бути «в курсі» всіх справ в організації,
постійно тримати «на олівці» список питань, які потребують першорядного
вирішення. Необхідно своєчасно інформувати керівника та його підлеглих про
назрілі проблеми.Важливий момент в діяльності секретаря - підтримання в приймальні
офісу ділової і в той же час дружньої атмосфери співпраці, партнерства,
взаєморозуміння. Для цього він повинен крім всього бути ще тонким психологом, а
це - нелегко. Особливо обережним слід бути в розмовах з відвідувачами: адже
далеко не всяка інформація розрахована на широке коло слухачів. Слід уникати
пустопорожніх розмов, тим більше пліток на адресу співробітників і організації.Не менш серйозні вимоги в такому важливому питанні, як контроль за
документообігом. Секретар повинен створити таку систему класифікації
документів, щоб усі документи зберігались в окремих позначених папках і їх
можна було б в будь-яку хвилину знайти. Часто накопичуються «зайві» папери,
отже слід продумати систему їх зберігання. Потрібні ж документи класифікуються,
як правило, за чотирма списками: найважливіші, термінові, поточні і
довгострокові.Традиційний обов'язок секретаря - повідомляти персонал про наради
в керівника. Для цього слід отримати повістку дня в керівника, узгодити з ним
час і місце наради й повідомити про це всіх запрошених.За час відсутності керівника секретар-референт самостійно вирішує,
які важливі питання передати заступнику, які може вирішити сам, а які почекають
на приїзд «шефа». Крім того, секретар завжди повинен мати інформацію про місце перебування
керівника і мати постійний зв'язок з ним на випадок не передбачуваних,
«позаштатних» ситуацій і розв'язання термінових питань.Зрозуміло, що без необхідних знань, умінь і навичок секретар не
зможе якісно виконувати свої обов'язки. А в обов'язки входить:- облік, реєстрація, розгляд і підготовка кореспонденції
(документації), що надходить, для подання керівництву;- оформлення (у тому числі друкування) і розсилка розпорядчих
документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. ін.;- підготовка за вказівкою керівника та після узгодження зі
структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних
посвідчень та інших документів;- оформлення протоколів розсилок виписок із них;- аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з
висновками і пропозиціями по них;- підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань,
нарад, конференцій, семінарів і з'їздів;- прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;- організація прийомів відвідувачів:- прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка в
підрозділи і розсилка вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції,
підготовка справ до здачі на зберігання й у внутрішній архів фірми.Крім роботи з документами до обов'язків секретаря включаються
функції з бездокументного обслуговування. Зокрема:- технічне забезпечення роботи керівника;- підготовка й організація матеріально-технічного
забезпечення засідань, нарад;- організація прийому працівників і відвідувачів;- телефонне обслуговування;- підготовка відряджень;- організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;- стенографування;- контроль за святковими і ювілейними датами;- обробка пошти;- машинописні роботи;- збір ділової інформації і її реферування за завданням
керівника;- збір матеріалів для доповідей і промов керівника;- ведення табеля обліку робочого часу і т. ін.Перераховані службові обов'язки можуть бути обмежені й доповнені
іншими. Але і наведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської
роботи, в зв'язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної
діяльності й культури праці секретаря. Особливістю роботи також є постійна
нестача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати,
правильно розуміти, запам'ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі й
правильні рішення.Специфіка роботи секретаря полягає в тім, що йому доводиться не
тільки виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні
засоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником,
співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Варто враховувати і те,
що секретарю доводиться повсякчас зіштовхуватися з великою розмаїтістю
розв'язуваних задач, різними ступенями складності цих завдань, необхідністю
виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко «проколи» в роботі секретаря є
наслідком його негативних ділових чи особистих якостей. Неможливо, наприклад,
ефективно виконувати роботу, якщо секретар не має достатнього уявлення про роль
і завдання свого керівника у діяльності всієї організації, не має необхідної професійної
підготовки.Ділові й особисті якості секретаря під час виконання окресленої
роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Знання правил
прийому відвідувачів і ефективне застосування їх на практиці неможливе,
наприклад, без наявності в секретаря таких особистих якостей, як
інтелігентність, тактовність, доброзичливість.
Комментариев нет:
Отправить комментарий